Selbst wenn die Einschränkungen im Zusammenhang mit Covid-19 in den nächsten Wochen und Monaten nach und nach wegfallen dürften: Homeoffice wird auch in Zukunft eine beliebte Art von Büro-Arbeit bleiben – wenn auch vielleicht in reduzierter Form. Arbeitgeber schätzen die tieferen Kosten, weil sie die Büroflächen reduzieren können und die Mitarbeitenden profitieren von mehr Freiheit und reduzierten Fahrzeiten.

Gemäss einer neuen Studie von Deloitte arbeiten 28% der Schweizer heute bereits mindestens einen halben Tag pro Woche von zu Hause aus. Dieser Anteil dürfte in den nächsten Jahren weiter zunehmen – insgesamt könnte etwa die Hälfte der 4,9 Millionen Beschäftigten in der Schweiz mobil oder von zu Hause aus arbeiten. Von den 72% der Befragten, die noch nicht im Home-Office tätig sind, möchten 29% diese Möglichkeit gerne nutzen. Von den 28%, die bereits mindestens einen halben Tag pro Woche von zu Hause arbeiten, möchten 85% daran festhalten oder sogar noch ausbauen.

Wir vom WüstundWüst-Magazin haben uns daher umgeschaut, was es braucht, um auch zuhause effizient arbeiten zu können.

Die besten Wohnlagen für Homeoffice

Wenn Sie wissen wollen, welche Schweizer Gemeinden sich am besten für Homeoffice eignen, dann empfehlen wir Ihnen eine Studie von IAZI. Dort heisst es: «Die Corona-Pandemie hat das Verhalten jedes einzelnen und die Ansprüche an den Wohnraum verändert. Diese Corona-bedingten Verhaltensänderungen haben auch die Wohnbedürfnisse verändert. Qualität der Wohnung, individuelle Verkehrsmittel, Nähe zu Grünflächen und insbesondere die Grösse der Wohnung stehen dabei im Zentrum. Das zusätzliche Bedürfnis nach einem Büroraum in der Wohnung dürfte diesen Trend künftig verstärken.» Gemäss IAZI sind die folgenden Gemeinden Top-Standorte für das Leben in der «neuen Normalität»: 1. Männedorf (ZH). 2. Erlenbach (ZH), 3. Hergiswil (NW), 4. Beckenried (NW), 5. Stans (NW), 6. Uitikon (ZH), 7. Ennetbaden (AG), 8. Ennetbürgen (NW), 9. Kilchberg (ZH) und 10. Zug (ZG).

Und hier finden Sie die 5 Top-Gemeinden pro Kanton auf einer interaktiven Karte:

© IAZI AG

Um dem «New Normal» gerecht zu werden, hat IAZI ein «Gemeindeklassement in Corona-Zeiten» berechnet. Aufgrund der sich in der Pandemie veränderten Bedürfnisse wie z.B. nach mehr Wohnfläche oder nach mehr Erholungsanlagen und Grünflächen und tiefere Siedlungsdichte ergeben sich je 5 Topgemeinden pro Kanton.

Lesen Sie den ganzen Artikel zu diesem Thema in unserem früheren Beitrag Eigenheime bleiben weiterhin begehrt oder direkt bei IAZI im Beitrag Wohnen und Arbeiten in Corona-Zeiten: Zwei Szenario-Analysen.

Diese Geräte und Software sollten Sie haben

Photo by Andrew Neel on Unsplash

Was aber brauchen Sie nun in technischer Hinsicht für effizientes Arbeit zu Hause und welche Software gibt es eigentlich? Einen guten Überblick über dieses Thema vermittelt ein online-Artikel von wlw business inside, der meistbesuchten Internetplattform für den professionellen Einkauf. In diesem Beitrag finden Sie Hinweise zur technischen Ausstattung, möglichen Tools fürs Projektmanagement, den geeigneten Tools für Online-Meetings sowie zum Arbeitsraum.

Technische Ausstattung

Bei der technischen Ausstattung – gemäss wlw – sollte die Leistungsfähigkeit im Fokus stehen, nicht ein möglichst günstiger Anschaffungspreis. Eine schlechte technische Ausstattung spare nichts ein, sondern koste nur Nerven und zehre an der Arbeitskraft. Das Wichtigste sei ein schneller passwortgeschützter Internet-Zugang. Noch mehr Sicherheit gewähre ein Virtual Private Network (VPN).

Ein gut ausgestattetes Homeoffice verfügt über

  • einen schnellen, stabilen und sicheren Internetanschluss mit WPA/WPA2-Passwortschutz (bei Bedarf über ein VPN für höhere Datensicherheit)
  • einen grossen, qualitativ hochstehenden und zeitgemässen Bildschirm
  • ein sehr gute, ergonomische Tastatur
  • einer stabilen Telefon-Verbindung (Festnetz oder mobil). Wir häufig an Videokonferenzen teilnimmt, sollte sich auch ein Headset mit Kopfhörer und Mikrofon anschaffen.

Projektmanagement Tools

Mit einem funktionierenden Projektmanagement-Tool schafft man für sich und sein Team ein tragfähiges Fundament für die virtuelle Zusammenarbeit. Neben teuren, sehr professionellen Tools, die meist von Grossunternehmen genutzt werden, gibt es mittlerweile auch eine Reihe von kostenlosen Software-Angeboten, die für kleinere Teams durchaus nützlich sind.

wlw empfiehlt beispielsweise Asana (Aufgabenverwaltung und kollaboratives Projektmanagement), Bitrix24 (Projektmanagement plus Team-Chat, Videokonferenz, Kalender, uvm.), GanttProject (Projektmanagement als Desktop-Lösung, ohne Cloud), Meistertask (Agiles Projektmanagement für eine unbegrenzte Anzahl an Teilnehmenden, mit eigener IOS-App) oder OpenProject (Projektmanagement mit Scrum-Plugin, inkl. Meilenstein-Planung, Bug-Tracking, uvm.)

Tools für Online-Meetings

Für viele, die zu Hause arbeiten müssen oder wollen, sind Tools für Online-Meetings für die Kommunikation mittlerweile unverzichtbar geworden. Sinnvolle Lösungen für verteilte Teams bieten oft Chatdienste wie Slack, die das Teilen von Dateien erlauben. Frei verfügbare Video-Konferenz-Lösungen mit Gruppenchats gibt es etwa über Skype for Business, Google Hangouts und Zoom. Viele Nutzer verwenden auch gerne die Meeting-Lösung Team von Microsoft empfohlen.

Übrigens: Achten Sie beim Videoconferencing auf den Hintergrund. Dieser sollte aufgeräumt aussehen und eine gute Arbeitsatmosphäre vermitteln; vom Verwenden von virtuellen Hintergründen (karibische Sonnenuntergänge und ähnliches) raten wir ab. Bei häufigen Konferenzen sollten Sie eine gute Kamera und ein Headset mit guten Kopfhörern und Mikrofon benutzen.

So richten Sie ihr Homeoffice optimal ein

Wer häufig zu Hause arbeitet braucht, Ruhe und etwas Privatsphäre. Deshalb empfehlen praktisch alle Fachleute, wenn immer möglich einen Arbeitsplatz in einem separaten Zimmer einzurichten. Swisscom schreibt dazu in ihrem Ratgeber “So richten Sie das Homeoffice optimal ein”: «Ein richtiges Büro mit verschliessbarer Tür sorgt für Ruhe und schafft die nötige Arbeitsatmosphäre – ohne Ablenkung von aussen. Ausserdem entsteht durch das Büro der psychologische Effekt, dass Sie nicht einfach in ein anderes Zimmer, sondern tatsächlich «zur Arbeit» gehen. Dadurch können Sie nach Feierabend auch besser abschalten, indem Sie das Büro wieder verlassen und «nach Hause» gehen.»

Entscheidend für erfolgreiches Homeoffice ist aber auch die Einrichtung Ihres Büros. Bevor Sie sich also einfach an dort niederlassen, wo Sie früher an Ihrem Computer oder Laptop zu Hause ein paar administrative Arbeiten erledigt haben, empfehlen wir Ihnen die Lektüre des Merkblatts “Hilfe, Tipps und Tricks für das Homeoffice in Pandemiezeiten” vom Staatssekretariat für Wirtschaft SECO, das Sie sich hier als PDF herunterladen können.
In diesem Merkblatt empfiehlt das SECO unter anderem:
  • ein separates Zimmer oder einen fixen Platz für die Bildschirmarbeit einzurichten. Dieser sollte nach Möglichkeit etwas abseits vom Rest der Wohnräume liegen, im Idealfall in einem abgetrennten Büro. Weiter sollte er über natürliches Licht und eine Schreibtischlampe verfügen und gut gelüftet werden können.
  • das Mobiliar ergonomisch zu platzieren. Arbeitstisch und Bildschirm sollten in einem rechten Winkel zur Lichtquelle (Fenster) stehen und nicht direkt davor.
  • einen verstellbaren Bürostuhl oder einen anderen bequemen Stuhl mit Lehne und genügen hoch, damit die Ellbogen auf Höhe der Arbeitsfläche zu liegen kommen.
  • den Bildschirm gerade vor sich zu positionieren. Der obere Bildschirmrand sollte auf Augenhöhe liegen, sodass der Kopf leicht nach vorne geneigt ist.
  • sich häufig zu bewegen und von Zeit zu Zeit ein paar Übungen zu machen. Wer kann, soll auch mal stehend arbeiten oder beim Telefonieren etwas herumspazieren.
  • sich realistische Arbeitszeiten vorzunehmen, in Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen zu bleiben und sich mit ihnen regelmässig auszutauschen.

Gute Hinweise für die Ergonomie am Arbeitsplatz bietet auch die SUVA, z.B. mit diesem Online-Merkblatt.

Rechtliche Absicherung

Viele rechtlichen Fragen sind im Zusammenhang mit Homeoffice noch nicht abschliessend geklärt. Dennoch gibt es rechtliche Rahmenbedingungen, die es bei dieser Form von Arbeit zu beachten gilt. Denn – so steht es in der Broschüre “Arbeiten zu Hause – Homeoffice”, herausgegeben vom Staatssekretariat für Wirtschaft SECO – «Homeoffice bedeutet für Arbeitnehmende ein hohes Mass an Eigenverantwortung, da berufliche Tätigkeiten in der privaten Umgebung ausgeführt werden. Der Arbeitgeber ist dabei nicht von seiner Pflicht entbunden, für den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden zu sorgen und entsprechende Massnahmen umzusetzen. Die Verantwortlichkeit des Arbeitgebers bezieht sich auf alle arbeitsbezogenen Faktoren, die sich auf die Gesundheit der Arbeitnehmenden auswirken.» Diese Aussagen stützt das SECO auf Art 6 Absatz 1-3 ArG (Arbeitsgesetz) und auf Artikel 2 Absatz 1 ArGV 3 (Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz). Die SECO-Broschüre können Sie hier als PDF herunterladen.

Weiter schreibt das SECO: «Von Gesetzes wegen besteht kein Anspruch auf ein Arbeiten von zu Hause aus. Gewährt der Arbeitgeber diese Arbeitsform, sollte im Arbeitsvertrag oder in einem gesonderten Reglement als integrierender Bestandteil des Arbeitsvertrages ein Vermerk unter Arbeitsort angebracht werden. Dieser Vermerk sollte festhalten, dass den Arbeitnehmenden die Homeoffice-Arbeit gestattet ist. »

Das SECO empfiehlt ausserdem, in einem separaten Reglement festzuhalten

  • wie hoch der Anteil von Homeoffice sein soll
  • wie und wann die Mitarbeitenden erreichbar sein müssen
  • wie die Arbeitszeit erfasst werden soll
  • wie Nacht- und Sonntagsarbeitszeit geregelt ist
  • wie der Arbeitsplatz zu Hause eingerichtet sein soll oder muss
  • welche Geräte vorhanden sein müssen und wie eine allfällige Entschädigung dafür vorgesehen ist
  • wie sich Arbeitnehmende bei Störungen (z.B. Netzausfall) verhalten sollen
  • sowie wie der Umgang mit sensiblen Daten und die Haftung geregelt ist.

Weitere Informationen zu diesem Thema bietet auch die WEKA in ihrem online-Beitrag “Home-Office: Rechtliche Tücken bei Homeoffice-Arbeit”.

Und so strukturieren Sie Ihren Tag

Mit diesem Thema hat sich kürzlich auch die Universität Zürich ausführlich befasst und ihre Mitarbeitenden im Homeoffice mit vielen nützlichen Hinweisen versorgt. Sie finden diese unter diesem Link.

Dort heisst es unter anderem: «Strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag und koordinieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Ihren Kolleginnen und Kollegen sowie mit Ihren Mitbewohner*innen und Ihrer Familie.

  • Erreichbarkeit sicherstellen: Sie stellen – in Absprache mit Ihren Vorgesetzten – Ihre Erreichbarkeit während der Bürozeiten sicher. Planen Sie im Verlaufe des Arbeitstages auch die üblichen Pausen zwischen den Arbeitsblöcken ein.
  • Abmelden, wenn nicht erreichbar: Melden Sie sich – wie üblich – bei Ihren Vorgesetzten und im Team ab, wenn Sie in Ihrer Arbeitszeit nicht erreichbar sind.
  • Nicht nur per E-Mail kommunizieren: Kommunizieren Sie nicht ausschliesslich über E-Mails mit Ihren Kund*innen, Kolleg*innen und Vorgesetzten. Rufen Sie auch einmal an oder verabreden Sie sich zu einem Teams- oder Zoom-Meeting.
  • Richtig «Feierabend» machen: Machen Sie richtig Feierabend, indem Sie den Computer herunterfahren, und packen Sie Ihr «Office» ein, wenn es nicht in einem separaten Arbeitszimmer eingerichtet ist.

Gemäss Swisscom lauert beim Homeoffice die Gefahr der Prokrastination und von zahlreichen Ablenkungen. Mit diesen kleinen Tipps steigern Sie die Motivation am Morgen:

  • Stehen Sie gleich früh auf wie sonst auch. Damit behalten Sie Ihren regelmässigen Rhythmus bei.
  • Ziehen Sie sich an – das tönt vielleicht banal, aber wir verbinden Kleider mit bestimmten Tätigkeiten. Und Pyjama und Arbeit passen nur schlecht zusammen.
  • Bleiben Sie in Bewegung. Dazu finden Sie auch Hinweise im Beitrag der ZAHW unter dem Titel “Bewegungsübungen im Homeoffice” oder vom ASVZ “Diverse Sportvideos auf YouTube”
  • Planen Sie bewusst Pausen ein. Gehen Sie ein paar Minuten an die frische Luft, trinken Sie einen Kaffee in einem anderen Raum, etc.
  • Planen Sie Ihren Tag und strukturieren Sie ihn. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich nach Feierabend nicht mehr mit der Arbeit beschäftigen.
  • Kurz gesagt: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag zu Hause so, wie wenn Sie ins Firmenbüro gehen würden.